年結功能介紹

適用版本：6.0.31.19(含)以上套裝版本(若有客製程式,請先來電詢問程式是否支援進行年結)

一.年結功能介紹

二.何謂 年度資料庫及當前資料庫

1. 年度資料庫

• 系統自動將年結月份的最後一天作為年度資料庫中各系統的關賬日，並且該關帳日為唯讀。
• 系統自動將年結月份的最後一天作為年度資料庫中各系統的關賬日，並且該關帳日為唯讀。
• 年度資料庫中的所有資料包括基本資料都為唯讀，使用者只能進行查詢、匯出或列印操作，其它會影響到數據變化的操作及功能都將不再支援。

2. 當前資料庫

• 當前資料庫就是指用來存放新年度資料的資料庫。
• 系統自動將年結月份的最後一天作為當前資料庫中各系統的關帳日，當前資料庫中各系統的關帳日在修改時不能小於年結月份的最後一天，並且不能為空。
• 若某單據中的來源單或目的單在年結時在當前資料庫中被刪除，那麼在其來源單號或目的單號前加*號。
• 做完年結後，系統會自動將歷史年度的期末值轉成當前年度的期初值。

三.年結注意事項

1. 使用網路版時，請先暫停其它使用者進入本公司相關系統，否則可能會造成無法預知的錯誤。
2. 確認年結日期前各報表的數值都為正確的數值，並確認年結年月之前的單據都已登打完整，無遺漏或資料有誤的單據。
3. 備份年結前資料庫；以便如果年結後的數值出現問題，且無法修復的話，可以恢復以前的資料。
4. 年結的時候請謹慎設定“年結資料庫及年結年月”，因為年結過程是不可逆的。

四.年結前提條件及資料檢查

• 1.若用戶有使用庫存或生管成本系統，則一定要啟用成本結算精靈，並且年結月份要完成成本結算。(設定>>共用參數設定>>主要設定)
• 2.若使用者有使用財務相關系統（財務、帳款、固資、人薪、客服），則一定要啟用期末結帳功能，並且年結月份要完成期末結帳。(設定>>共用參數設定>>主要設定)

• 3.執行期末結帳款請先進行<<本期損益結轉>>。(系統>>財務管理>>財務特殊作業>>本期損益結轉)
• 4.年結年月及之前的“進口到貨單”一定都要執行“成本分攤”

五.年結步驟

年結流程如下：

1. 點擊“系統管理—-系統功能—-年度資料結轉”，彈出以下表單：
   這邊的公司代碼一定要設定準確，以免年結錯資料庫。

2. 用戶登陸成功後，彈出年度結轉的總畫面

年結月份：可自行選擇要年結的截止月份；所屬年度：用於設定年結後資料庫所屬年度。

注意：一個年度只能年結一次，但每個年度不一定是12個月。 最好讓用戶每年執行一次年結。

例如：

2003年12月，執行年結，所屬年度為2003年度。

2004年6月，執行年結時，所屬年度為2004年度。 若2004年12月，又執行年結，則所屬年度為2005年度。

3. 年結選項的設定：年結選項是用於設定某些資料是否要在當前資料庫刪除，所以一定要根據客戶需求設定好這些選項。

年結選項，會根據使用者所使用系統來顯示，沒有使用的系統，其相關選項會自動隱藏。

• 新年度無績效資料時複製年結月份的績效：若部門沒有設定下年度的業務員責任績效資料時，根據年結選項中的“新年度無績效資料時製年結月份的績效” 做判斷，若該選項勾選，則將年結月份該部門的業務員責任績效資料複製到下年度的該部門的第一個月績效設定資料中。
  • 清除歷史年度的異動記錄：當年結當年結選項中的“清除年結月份及以前的異動記錄”有勾選時，在所有資料都已經結轉到年度資料庫中後，將當前使用的資料庫中的所有異動日期在年結月份最後一天及以前的異動記錄全部刪除。若選項沒選擇，則不用刪除異動記錄。
  • 新年度無科目預算設定時複製上年全期的預算資料：會計科目若沒有設置新年度的預算資料時，則要根據年結選項：“新年度無科目預算設定時複製上年全期的預算資料”的勾選情況，若該選項有勾選，則將上年的預算設定資料複製到新年度對應的月份中，否則不複製。
  • 刪除歷史年度業務管理單據：若不勾選此項，則將單據日期不大於年結月份最後一天的《業務工作計畫》、《業務工作報告》結轉到年度資料庫中，但當前資料庫仍然要保留這些資料。若勾選此項：將單據日期不大於年結月份最後一天的《業務工作計畫》、《業務工作報告》結轉到年度資料庫中，同時將這些資料在當前資料庫中刪除
  • 刪除歷史年度商機資料：
    • 刪除歷史年度成功商機資料：將單據日期不大於年結月份最後一天並且狀態為“成功”的《商機維護單》結轉到年度資料庫中，同時將這些資料在當前資料庫中刪除。
    • 刪除歷史年度失敗商機資料：將單據日期不大於年結月份最後一天並且狀態為“失敗” 的《商機維護單》結轉到年度資料庫中，同時將這些資料在當前資料庫中刪除。
    • 刪除歷史年度洽談商中機資料：將單據日期不大於年結月份最後一天並且狀態為“洽中”的《商機維護單》結轉到年度資料庫中，同時將這些資料在當前資料庫中刪除。若三個選項都未勾選的話，則將單據日期不大於年結月份最後一天的《商機維護單》結轉到年度資料庫中，但當前資料庫仍然要保留這些資料。
  • 刪除歷史年度行銷管理單據：若不勾選此項：則將單據日期不大於年結月份最後一天的《行銷活動計畫單》、《行銷活動執行單》、《行銷活動回饋單》結轉到年度資料庫中，但當前資料庫仍然要保留這些資料。若勾選此項：將單據日期不大於年結月份最後一天的《行銷活動計畫單》、《行銷活動執行單》、《行銷活動回饋單》結轉到年度資料庫中，同時將這些資料在當前資料庫中刪除。
  • 歷史年度的臨時卡借出單全部結轉：勾選此選項時，年結時將單據日期在年結月份最後一天及以前的臨時卡借出單、臨時卡還回單結轉到年度資料庫中，同時將這些單據在當前資料庫中刪除。當沒有勾選該選項時，年結時將單據日期在年結月份最後一天及以前的臨時卡借出單、臨時卡還回單結轉到年度資料庫中，但只將單據日期在年結月份最後一天及以前已還回的單據從當前資料庫中刪除，注意：當臨時卡已借出但其對應的臨時卡還回單的單據日期是在新年度的，則這些臨時卡借出單都不能刪除。
  • 清除離職人員資料及薪資資料：勾選年結選項：“清除離職人員資料及薪資資料”時在年結月份最後一天已經計提離職當月的薪資且發放了的離職人員的《人員資料》及《人員薪資資料》在當前資料庫中刪除,如果在年結月份離職人員在離職月份的薪資沒有計提和發放,則不管有沒有勾選該功能項還是不可以刪除.//如果將離職日期在年結月份最後一天的《人員資料》及《人員薪資資料》在當前資料庫中刪除.那麼在年結之後要計提薪資就載不到相應的資料.//但有被客戶/廠商資料中用到的人員不管選項是否勾選都不刪除。當沒有勾選該選項時，年結時將不刪除離職人員的《人員資料》及《人員薪資資料》
  • 刪除終止和結案的攤提項目：勾選此選項，將已終止或結案、且在年結月份之後沒有攤提的專案在當前資料庫刪除。
  • 刪除歷史年度已暫停折舊的資產：勾選此選項，將已暫停折舊、且在年結月份之後沒有計提折舊的資產在當前資料庫刪除。
  • 刪除歷史年度已提完折舊的資產：勾選此選項，將已提完折舊、且在年結月份之後沒有計提折舊的資產在當前資料庫刪除。
  • 刪除歷史年度已出售的資產：勾選此選項，將在年結月份及之前出售的資產在當前資料庫刪除。
  • 刪除歷史年度已報廢的資產：勾選此選項，將在年結月份及之前報廢的資產在當前資料庫刪除。
  • 刪除歷史年度已停用的產品：當年結選項有勾選“刪除歷史年度已停用的產品”選項時，將停用日期在年結月份最後一天及以前的產品資料從當前資料庫中刪除。若有大生管BOM或簡易生管BOM，則連同BOM也一起刪除。
  • 刪除有效期為空的歷史年度報價單和詢價單：若選項勾選了，則刪除報價/詢價日期在年結月份最後一天及以前，且有效日期為空的報價單和詢價單，否則，不刪除此類資料。
  • 設定後，點“執行年結”進行年結就可以了

年結完成後，在“系統管理”中會生成“年度資料庫”，如下圖：

六.年度資料庫切換

先登陸“當前資料庫”，再通過功能表列中“設定—年度切換”功能來切換年度資料。

此表單會將此帳套的當前資料庫及年度資料庫顯示出來，若當前資料庫沒做過年結，則此表單“年度”只顯示“當前”。 在“年度”內選擇要查看的“年度資料庫”2007，點登入，則系統會切換到2007的“年度資料庫”。正航系統的標題列顯示：

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